Avantazhet e eDocuments për kontabilitetin në cloud

Përdorimi i eInvoice dhe eDocumenteve të tjerë sjell shumë përparësi për biznesin e suksesshëm. Përdorimi i llogaritjes në re do të thotë gjithashtu përdorimi i eDocuments, gjë që e bën më të lehtë dhe më efikas menaxhimin e të gjitha proceseve të biznesit. Me përdorimin e eDocuments, të gjitha ndryshimet e biznesit në regjistrat kontabël të kompanisë regjistrohen në të njëjtën kohë, gjë që mundëson menaxhim më të mirë të pasurisë financiare, të prekshme dhe të paprekshme të kompanisë, e cila gjithashtu përfshin eDocuments.

Çfarë është një dokument elektronik?

Një dokument elektronik (eDokument) është çdo përmbajtje mediatike elektronike (përveç softverit dhe skedarëve) e destinuar për përdorim në formë elektronike ose të shkruar. Fillimisht, të gjitha të dhënat (kompjuterike) gjithmonë shtypeshin në letër, por zhvillimi i teknologjive dixhitale ka lehtësuar shkëmbimin e dokumenteve elektronike krahasuar me letrën, pasi lejon shikimin e dokumenteve në ekran dhe kursimin e letrës dhe hapësirës për ruajtjen e kopjeve të shtypura të dokumenteve. Një dokument elektronik nuk mund të fajësohet për vlefshmërinë e tij thjesht sepse është në formë elektronike. Ka të njëjtën vlefshmëri si një dokument në letër, për sa kohë që është krijuar në një mënyrë të përshtatshme.

Menaxhimi i dokumentit dhe kontabiliteti në cloud

Dokumentet origjinale janë një pjesë integrale e procesit të kontabilitetit dhe mbledhja dhe menaxhimi i tyre mund të jetë një ndërmarrje jashtëzakonisht e kërkuar, qoftë e kryer nga kontabiliteti i brendshëm ose nga një shërbim i jashtëm. Për shkak të kompleksitetit të këtij procesi, kompania mund të përjetojë menaxhim joadekuat të dokumenteve që janë subjekt i përpunimit në sistemin e kontabilitetit.

Dixhitalizimi i dokumenteve origjinale duke përdorur kontabilitetin cloud thjesht nënkupton shkarkimin ose punën me dokumente në format dixhital, duke e bërë më të lehtë për një kompani për t’i organizuar, ruajtur dhe përpunuar ato.

Përparësitë kryesore të dixhitalizimit janë konsumi më i ulët i dokumenteve në formë letre, mundësia e ndryshimit të qëllimit të hapësirës për ruajtje të dokumentacionit, qasja relativisht e lehtë e dokumentacionit në përputhje me masat e sigurisë së IT dhe ruajtja e centralizuar e dokumenteve dixhitale në re.

Dixhitalizimi i biznesit në kompani mundëson menaxhim proaktiv të mbledhjes dhe përpunimit të dokumenteve origjinale, arkivimin e tyre dhe rishikimin pasues dhe përdorimin e dokumenteve për nevojat e analizës së procesit të biznesit ose për qëllime të tjera. Duke dixhitalizuar mbledhjen e dokumenteve origjinale në të gjithë kompaninë, jo vetëm në kontabilitet, arrihet racionalizimi i gjithë biznesit të ndërmarrjes, pra kursimi i burimeve të kohës në përpunimin dhe futjen e të dhënave dhe në marrjen dhe menaxhimin e të gjitha dokumenteve të biznesit.

Pse përdorimi i kontabilitetit në cloud e bën më të lehtë menaxhimin e dokumentit?

Ndoshta kompania tashmë po përdor një program të menaxhimit të dokumenteve, kështu që menaxhimi financiar mund ta gjejë veten në një dilemë: pse të përdorësh llogari cloud për të ndarë eDocuments?

Dokumentet origjinale janë shumë të rëndësishme për përmirësimin e cilësisë së të dhënave të kontabilitetit. Kur regjistroni transaksione financiare, shumica e kontabilistëve – përveç kur postoni artikuj nga raporti bankar – do të sigurohen që çdo transaksion të verifikohet gjithashtu me dokumentin origjinal.

Me dokumentet origjinale të disponueshme në formë elektronike, procesi i postimit jo vetëm që do të jetë më i shpejtë, më i lehtë dhe më i saktë, por ato gjithashtu do të ndihmojnë në mbledhjen e të dhënave të pastra që mund të përdoren më vonë për analiza të hollësishme të biznesit të operacioneve financiare të kompanisë.

Unifikimi i të gjithë dokumentacionit financiar dhe përdorimi i kontabilitetit cloud sjell mbledhjen dhe përpunimin e centralizuar të transaksioneve financiare në kompani. Kjo metodë e centralizuar e mbledhjes dhe regjistrimit të të dhënave dhe ruajtja e dokumentacionit origjinal është dukshëm më fleksibël se kontabiliteti tradicional, pasi të gjitha dokumentet janë njëkohësisht të arritshme për nevojat e punës nga vende të largëta ose. me funksionimin e decentralizuar të ndërmarrjes.

Kur një softuer përdoret për menaxhimin e dokumenteve cloud dhe një tjetër për kontabilitetin, i cili është gjithashtu përgjegjës për arkivimin, njohja e të dyve dhe shkëmbimi shtesë i eDocumenteve midis dy programeve të ndryshme është thelbësore. Kjo do ta bëjë të gjithë menaxhimin e dokumenteve më pak efikas, pasi koha dhe burimet e tjera (p.sh. dokumentet) janë humbur. Kjo metodë nuk do të thotë menaxhim i integruar i dokumentacionit në kontabilitetin e kompanisë.

Si mund t’i njohin kontabilistët përfitimet e eDocuments?

Në dritën e menaxhimit të suksesshëm financiar, ne zakonisht flasim për avantazhet e kontabilitetit në re, por qëllimi i këtij teksti është të nxjerrë në pah avantazhet e përdorimit të eDocuments në përdorimin e kontabilitetit në re për klientët dhe për kontabilitetin në kompani ose. shërbim i jashtëm.

Avantazhi kryesor i eDocuments për kontabilistët në kombinim me përdorimin e kontabilitetit cloud është mbrojtja ndaj katastrofave dhe zbutja e situatave të tjera të ngjashme që mund të lindin si rezultat i rreziqeve të paparashikuara. Një rrezik i tillë i paparashikueshëm është pandemia aktuale, gjatë së cilës biznesi cloud është bërë biznesi i ri normal.

Kontabiliteti në re është njëra anë e biznesit virtual. Çdokush nga industria e kontabilitetit që tashmë kishte përvojë të mëparshme dhe kishte përdorur kontabilitetin cloud ishte në gjendje të vazhdonte të shkëmbente eDocuments brenda kompanisë ose në bashkëpunim me klientët gjatë pandemisë.

Në kushtet e punës para pandemisë, përshkrimi i përfitimeve të eDocuments dhe llogaritjes së reve në rast të rrethanave të paparashikuara dukej si një realitet i largët. Por edhe një rrethanë shoqërore mbi të cilën një kompani nuk ka ndikim, siç është pandemia aktuale, mund të komplikojë ndjeshëm mënyrën e zakonshme të të bërit biznes që përdoret akoma nga shumë kompani vendase.

Prandaj, kontabilistët nuk duhet të presin që ndikimet e jashtme të njohin përfitimet e eDocuments dhe kontabilitetit cloud, por duhet të menaxhojnë në mënyrë proaktive transformimin dixhital të biznesit dhe të mësojnë nga pandemia aktuale mësimin për biznesin e ardhshëm të kompanisë pa letra.

Përfundim

Dixhitalizimi i biznesit duke përdorur eDocuments dhe kontabilitetin cloud kërkon një qasje të shkathët dhe proaktive për të ndryshuar menaxhimin.

Zotërimi i një sistemi dixhital dhe të centralizuar për menaxhimin e e-Dokumenteve duke përdorur kontabilitetin cloud mundëson stabilitet afatgjatë të biznesit në rrethana (të paparashikueshme).