Gjithnjë e më shumë biznese të vogla veprojnë pa letër. Teknologjia e re dhe në ndryshim na ka dhënë mjetet që na duhen për të kaluar nga dollapët e mbingarkuar të dokumenteve në një format dixhital të organizuar.

Këtu janë përfitimet e një zyre pa letra për t’ju ndihmuar të vendosni nëse një biznes pa letra është një zgjedhje e zgjuar për biznesin tuaj të vogël.

Përfitimet e biznesit pa letra

Miqësore për mjedisin: Letra përfaqëson 25% të mbetjeve të deponive dhe, nëse zvogëlonim përdorimin e letrës së zyrës me vetëm 10%, kjo do të parandalonte emetimin e 1.6 milion tonë gazeve serë. Dhe kjo është vetëm letër, për të mos përmendur prodhimin dhe asgjësimin e fishekëve të bojës dhe energjisë së përdorur nga printerët. Kalimi në biznes pa letra është një vendim i vetëdijshëm për mjedisin.

Kursimi i kostos : Një avantazh i madh i biznesit pa letra është edhe ulja e kostos. Mendoni se sa shpenzoni në muaj në letër, bojë, postare dhe hapësirë ​​dhe gjëra të tjera që mbështesin biznesin e letrës. Gjithashtu, mos harroni të ruani të gjithë hapësirën fizike dhe dokumentet tuaja. E gjithë kjo mund të rrisë shumë kostot e zyrës. Me të gjitha këto përparësi, do të ketë kursime të mëdha për biznesin tuaj të vogël me kalimin e kohës.

Hyrja e lehtë : Papërgjegjësia do të thotë që të gjitha dokumentet dhe të dhënat tuaja të rëndësishme janë të dixhitalizuara. Mund t’i rezervoni në re dhe t’i përdorni ato në internet. Ju gjithmonë do të jeni të lëvizshëm në internet, pasi programi ju lejon të bëni biznes nga kudo përmes një shfletuesi në internet, të lëshoni dhe merrni me lehtësi fatura dhe të shkëmbeni dokumente me shërbimin e kontabilitetit. Kështu që ju bëheni të lëvizshëm, punoni kudo dhe qëndroni produktivë.
Organizimi më i madh : Nëse keni humbur ndonjëherë kohë duke shfletuar një dollap të rrëmujshëm, grumbuj letre ose pluhur dosjet për të gjetur atë që po kërkoni, ju e dini se sa e lodhshme mund të jetë të kërkoni nëpër dokumente letre. Kur krijoni një zyrë pa letra, krijoni një sistem dixhital skedarësh që është më i lehtë për tu organizuar, personalizuar dhe kërkuar me kalimin e kohës.

Hapat për në një zyrë pa letra

Kompanitë ende krijojnë shumë dokumente biznesi në formë letre, kështu që hapi i parë për biznes pa letra është dixhitalizimi i të gjithë dokumentacionit kryesor të kompanisë.

1. Regjistroni dokumente – Nuk ka më ribotim!

Kapja e të dhënave është hapi i parë drejt biznesit pa letra.

Kompanitë dorëzojnë dhe lëshojnë dokumente të ndryshme letre ose elektronike: fletë dërgesa, fatura, kontrata dhe të ngjashme. Dokumentet lëshohen gjithashtu në mënyrë elektronike ose transmetohen përmes aplikacioneve të jashtme. Me gjithë këtë përzierje, tërheqje dhe përpunim të dokumenteve nga burime të ndryshme, mund të ndodhin gabime, duke e bërë punën shumë kohë. Për ta bërë këtë lehtë dhe pa ndërlikime, një zgjidhje për kapjen dixhitale dhe skanimin e dokumenteve është thelbësore. Duke skanuar OCR, do të jeni në gjendje të identifikoni përmbajtjen e dokumenteve të skanuara dhe të kapni të dhëna nga një dokument letër në formë elektronike.

2. Zgjidhje e plotë për menaxhimin e dokumentacionit – Sistemi i dokumenteve

Një sistem i dokumenteve (DMS) nuk është vetëm një zgjidhje për menaxhimin dhe ndarjen e dokumenteve, por gjithashtu ofron mbështetje për proceset e brendshme në kompani. Qëllimi origjinal i zgjidhjes është menaxhimi i dokumenteve, i cili mundëson kapjen dhe menaxhimin elektronik të rrjedhave të punës duke menaxhuar të gjithë dokumentacionin në kompani. Sistemi siguron një qarkullim më të shpejtë të dokumenteve në kompani, zvogëlon koston e trajtimit të dokumenteve dhe lejon qasje efikase në dokumente dhe informacione në kohën që na duhen.

3. Proceset e paracaktuara të biznesit

Përcaktoni hapat në proceset e biznesit që ndodhin në kompaninë tuaj çdo ditë. Timeshtë koha për të optimizuar, automatizuar dhe përshpejtuar detyrat rutinë, të përsëritura që vjedhin kohën tuaj. Udhëzoni dokumentet përmes proceseve të paracaktuara për të zotëruar të gjithë ciklin e jetës të përpunimit të dokumenteve. Zgjidhja siguron transmetimin automatik të detyrave te personat përgjegjës dhe konfirmimin pa letër të dokumentacionit.

4. Ruajtje e sigurt

Përveç shmangies së akumulimit të dokumentacionit, shtypjes dhe ribotimit me operacione pa letër, ne gjithashtu sigurojmë gjurmueshmëri të qartë mbi krijimin, inspektimin dhe korrigjimin e dokumenteve. Në këtë mënyrë, ne u sigurojmë atyre vlefshmëri ligjore dhe mund t’i mbajmë në arkiva të dedikuara për një periudhë afatgjatë. Futja e PANTHEON DMS është padyshim e dëshirueshme, pasi e bën shumë më të lehtë respektimin e ligjeve për mbajtjen e të dhënave, duke optimizuar procese të caktuara administrative dhe kështu duke kursyer kohë dhe duke e bërë punën më të lehtë për punonjësit.

Vendimi për të drejtuar një biznes pa letra ndryshon nga një kompani në kompani dhe sigurisht nuk është një vendim universal që është i përshtatshëm për çdo kompani. Pjesa më e rëndësishme e vendimit për mungesën e letrës është njohja me gjithçka që sjell një biznes i tillë. Vetëm atëherë mund të vendosni nëse përfitimet i tejkalojnë sfidat. Pastaj krijoni një proces sistematik që jo vetëm që do t’ju sjellë përfitimet e një biznesi pa letra, por në të njëjtën kohë ndihmon në përmirësimin e efikasitetit tuaj.

& nbsp;