Automatizimi i Procesit të Biznesit – Si ta përdorni kohën tuaj më zgjuar
Punonjësit në të gjithë botën kalojnë rreth një të tretën e kohës së tyre në vit të varrosur në punë administrative, sipas një studimi nga Processmaker. Ata gjithashtu deklarojnë se punësimi në punë nuk është vetëm një humbje e kohës prodhuese, por shpejt grumbullohet në humbje të dukshme të të ardhurave. Në të njëjtën kompani, ata madje arritën në përfundimin se një total prej 534 miliardë dollarësh humbet çdo vit në të gjithë botën për shkak të punës së papunë.
Organizatat që administrojnë burimet e tyre me mençuri shmangin këto pengesa në produktivitet duke automatizuar proceset e biznesit (BPA). Sipas hulumtimit “The Sorry State of Digital Transformimi” (fillimisht: “The Sorry State of Digital Transformimi”) nga kompania amerikane Forrester, e cila merret me marketing dhe hulumtim të tregut, rreth një e pesta e kompanive nuk kanë ende procese të përcaktuara dhe automatizimi i biznesit.
Nga hulumtimi i kësaj kompanie, i cili u jep klientëve të saj dhe këshillave publike mbi ndikimin ekzistues dhe potencial të teknologjisë në biznes, është e qartë se duhet të përqendroheni në përcaktimin e proceseve nëse dëshironi që klientët dhe klientët tuaj të jenë të kënaqur dhe të ardhurat të rriten . Automatizimi i procesit të biznesit është një mënyrë konkrete dhe efektive për të hedhur hapin e parë në këtë rrugë.
Çfarë është automatizimi i procesit të biznesit?
Automatizimi i procesit të biznesit – i quajtur ndryshe automatizimi i rrjedhës së biznesit ose automatizimi i procesit – është një mënyrë për të përdorur teknologjinë dhe automatizimin për të kryer detyra komplekse biznesi me nevojë të zvogëluar për punë dhe përpjekje njerëzore.
Një term tjetër popullor, “transformimi dixhital”, në thelb është gjithashtu një sinonim në atë që përshkruan optimizimin e proceseve të biznesit duke përdorur teknologji të reja. Shtë e rëndësishme që proceset e automatizuara të shkaktojnë efikasitet, të krijojnë standarde të dobishme dhe të ndihmojnë organizatat të kursejnë kohë, para dhe burime.
Automatizimi i procesit të biznesit nuk duhet të ngatërrohet me menaxhimin e tyre, i cili është një degë më e gjerë që përfshin menaxhimin e proceseve komplekse në organizatë duke përdorur një metodologji të ndryshme.
Fushat në biznes ku automatizimi i procesit sjell përparësi:
- mbështetjen e klientit,
- marketing dhe shitje,
- IT dhe mirëmbajtje teknike,
- financa,
- Departamenti i Personelit,
- zhvillimi (softueri dhe shërbimet).
Shembuj të automatizimit të procesit në biznes
- Integrimi i punonjësve të rinj në mjedisin e punës
Ndonjëherë mund të duket si një proces i pakuptimtë, por në realitet, “onboarding” ka disa detyra. Plotësimi i formularëve të informacionit të punonjësve, organizimi i vendosjeve dhe trajnimeve, hapja e llogarive bankare dhe mbledhja e dokumenteve përkatëse janë vetëm disa nga aktivitetet e lidhura.
- Porositë e blerjes
Kërkesat për urdhër blerje janë procese të rrumbullakosura, përsëritëse në shumicën e organizatave. Paditësi plotëson formularin dhe ua dërgon komercialistëve. Kërkesa prindërore do ta shqyrtojë dhe aprovojë ose refuzojë atë në rast të informacionit joadekuat ose kufizimeve financiare. Në këtë rast, kërkesa i kthehet institucionit. Sidoqoftë, nëse miratohet, krijohet një formular porosie dhe një kopje i dërgohet furnitorit dhe ekipit të inventarit. Pa automatizim, mund të ndodhin problemet e mëposhtme:
- miratimi i porosisë së shtyrë,
- produktivitet më i ulët,
- shënime jo të plota,
- gabime në porositë e blerjes,
- gabime në dorëzimin e mallrave për shkak të inventarit të dobët
Automatizimi i procesit të biznesit mund të ndihmojë në rritjen e efikasitetit të punonjësve, të përmirësojë llogaridhënien në hierarkinë dhe transparencën e biznesit dhe të mundësojë regjistrimin e saktë të të dhënave që mund të arrihen nga çdokush i interesuar sa herë që të jetë e nevojshme.
Pse të automatizojmë proceset e biznesit?
ipas një studimi të vitit 2016 të Accenture, 52% e kompanive të anketuara ndryshuan furnizues vitin e kaluar për shkak të një përvoje të dobët të përdoruesit. 73% dëshironin një shërbim që u përshtatej më mirë nevojave të tyre dhe 61% vlerësonin shpejtësinë në kontrollimin e të dhënave dhe përgjigjen e pyetjeve më së shumti, si dhe në situata krize.
Me dixhitalizimin e të gjitha shërbimeve të saj duke përdorur banking online dhe celular, shërbimet financiare janë një nga sektorët që është zhvilluar më së shumti në vitet e fundit. Sidoqoftë, ka ende shumë detyra fizike që shkaktojnë pasaktësi, joefikasitet dhe radhë të gjata. Prandaj, këtu janë disa arsye kryesore për futjen e automatizmit në proceset e biznesit.
Një trampolinë për transformimin dixhital
Transformimi dixhital mund të duket si një qëllim i paarritshëm në organizatat që nuk janë ende në këtë rrugë. Automatizimi i procesit të biznesit mund të jetë një gur themeli për miratimin e një kulture të transformimit të vazhdueshëm. Ju mund të filloni me disa procese ku janë të nevojshme qartë korrigjimet e drejtimit, dhe gradualisht t’i ndërtoni ato në rrugën drejt qëllimit.
Qëllimet e përcaktuara më qartë
Automatizimi kërkon një shkallë të caktuar qartësie në lidhje me procesin tashmë në fazën e dizajnit. Nëse nuk e dini se cilët njerëz keni nevojë për të filluar procesin ose për detyrat e përfshira në atë proces, atëherë nuk mund të planifikoni dhe automatizoni në mënyrë efektive rrjedhën e punës.
Përveç kësaj, përcaktimi i proceseve mund t’u japë qartësi të gjithë punonjësve dhe të shërbejë si një burim i të mësuarit. Pasqyra që fitoni nga analiza e procesit të automatizuar mund t’ju tregojë qartë hendekun midis asaj që është procesi juaj dhe asaj që mund të ishte idealisht.
Thjeshtimi i proceseve
Një nga pasojat pozitive të një sistemi automatizimi është procesi i thjeshtuar. Përgjegjësia e qartë hierarkike, njohuritë e vlefshme dhe kohët më të shpejta të drejtimit e bëjnë më të lehtë aktivitetet që marrin kohë dhe përqendrohen në përmirësimin e aktiviteteve që i shtojnë vlerë biznesit tuaj.
Regjistrat e pajtueshmërisë
Automatizimi regjistron të gjitha detajet e një procesi të veçantë. Prandaj, ky informacion është më i lehtë për t’u verifikuar kur demonstron pajtueshmërinë në procesin e auditimit.
Standardizimi i procesit
Kur automatizoni një proces biznesi, mund të prisni të njëjtin rezultat çdo herë. Standardizimi ju ndihmon ta bëni organizatën tuaj të famshme për besueshmërinë, e cila nga ana tjetër mund të ndihmojë në rritjen e bazës suaj të klientëve.
Kënaqësi më e madhe e klientit
Kënaqësia e klientit është ajo që ju rrit pavarësisht nga industria juaj. Përqendrimi në përsosmërinë e procesit dhe atë operacional ju ndihmon të tejkaloni pritjet e klientit. Kur plotësoni vazhdimisht standardet e premtuara, klientët kanë më shumë të ngjarë të zhvillojnë një pëlqim për biznesin tuaj.
Cilat procese biznesi duhet të automatizoni?
Automatizimi i procesit të biznesit nuk është i kufizuar në disa funksione. Faktorët që mund të tregojnë nevojën për automatizim përfshijnë:
- gamë e madhe e detyrave;
- shumë njerëz kishin nevojë për të kryer detyra;
- ndikim të rëndësishëm në proceset dhe sistemet e tjera;
- nevoja për harmonizimin dhe ndryshimin e të dhënave.
Nëse aktivitetet e biznesit tuaj plotësojnë kriteret e mësipërme, ka shumë të ngjarë që të keni nevojë për automatizim. Për të marrë një pamje të qartë, ne paraqesim disa nga proceset më të zakonshme të automatizuara në organizata:
- njoftimet me postë elektronike dhe shtytje,
- Lista e pagave,
- faturimi,
- Llogaritja e TVSH-së,
- fundvitit
- mbështetja e klientit (Helpdesk),
- përgatitja e studimeve,
- ruajtja dhe migrimi i sasive të mëdha të të dhënave,
- bërjen e kopjeve rezervë dhe rivendosjen e versioneve të mëparshme,
- pretendimet nga punonjësit për pushim ose mungesë në punë,
- proceset e qendrës së thirrjeve
- urdhërat e shitjes,
- monitorimin e orarit të punës dhe mbërritjen në punë,
- lansimi i produktit,
- blerjen e klientëve të mundshëm.
Përparësitë e përdorimit të mjeteve të automatizimit të procesit të biznesit
Ju mund të prisni përfitime të shumta duke automatizuar proceset e biznesit.
Proceset e biznesit tuaj do të bëhen shumë më transparente. Ju mund të monitoroni dhe kontrolloni proceset ndërsa ato janë duke u zbatuar, gjë që përmirëson transparencën dhe ka një ndikim pozitiv në përgjegjësinë individuale të punonjësve.
Aftësia për të monitoruar proceset gjatë ekzekutimit të tyre do t’ju ndihmojë gjithashtu të dalloni gabimet dhe t’i korrigjoni ato nëse ndodhin. Raportet e ndikimit do t’ju japin pasqyrë në masat parandaluese që mund të merrni për të shmangur gabimet e përsëritura.
Në planin afatgjatë, do të vëreni kohë më të shpejta shërimi dhe kosto më të ulëta për shkak të më pak ndërhyrjeve manuale. Përveç kësaj, ju do të jeni në gjendje të përmirësoni shpërndarjen e fuqisë suaj të punës pasi aplikacioni do të trajtojë të gjitha detyrat e përditshme. Në këtë mënyrë, ju mund t’i ridrejtoni punonjësit tuaj në detyra që kërkojnë punë dhe gjykim njerëzor.
Sistemi i automatizimit të procesit të biznesit do t’ju mundësojë të rrisni efikasitetin e biznesit, pasi bazohet në idenë e përmirësimit të vazhdueshëm të procesit.
Një nga mjetet që mund t’ju ndihmojë të shpejtoni dhe të përmirësoni proceset që ndodhin në biznesin tuaj çdo ditë është PANTHEON Workflow.
Praktikat më të mira për automatizimin e procesit të biznesit
Sidoqoftë, thjesht referimi dhe orientimi në një mjet automatizimi nuk garanton sukses. Ju do të duhet të merrni një qasje pragmatike për të automatizuar proceset e biznesit tuaj.
Këtu janë disa këshilla për automatizimin për të qenë të suksesshëm:
- Filloni duke e kuptuar qartë se cilat detyra përfshihen, kush është përgjegjës për to dhe kur secila detyrë do të përfundojë.
- Sigurohuni që keni qëllime të përcaktuara qartë në automatizimin e procesit të biznesit tuaj – kjo do t’ju kursejë kohë për korrigjimet e drejtimit.
- Aktivizoni rezultatet faza pas faze – shumë organizata janë të frustruara kur rezultatet nuk vijnë brenda natës.
- Investoni mjaft kohë në trajnimin e punonjësve dhe gjithashtu merrni parasysh kohën për tu mësuar me të.
- Duke pranuar parashikime afatgjata, ju siguroni një kthim të mirë të investimit.
- Përdorni zgjidhje të gatshme aty ku ka.
Blerja e klientëve të rinj është pesë herë më e shtrenjtë se mbajtja e atyre ekzistues. Kjo është një nga pikat kryesore të fillimit të kompanive që ofrojnë shërbime në fushën e menaxhimit të procesit. Nga kjo, ne lehtë mund të konkludojmë se sa e rëndësishme është të mbash ata që tashmë të kanë dhënë besimin e tyre.
Nëse klientët marrin produkte dhe shërbime në mënyrë të saktë dhe të vazhdueshme, besueshmëria e biznesit tuaj gjithashtu përmirësohet, dhe shpejtësia e reagimit, e cila rritet në mënyrë dramatike me automatizimin e proceseve të biznesit, gjithashtu luan një rol të rëndësishëm.
Automatizimi i procesit të biznesit jo vetëm që sjell përfitime në njërën anë të ekuacionit, por gjithashtu mund të kënaqë klientët dhe klientët. Prandaj, të gjitha strategjitë e shitjeve duhet të marrin parasysh kënaqësinë e klientit. Sidoqoftë, në mënyrë që klientët të jenë të kënaqur, atyre u duhet të ofrohet një përvojë pozitive në të gjitha pikat e kontaktit me kompaninë: para, gjatë dhe pas blerjes së produktit ose shërbimit.
